Vraag een pilot aan
Vraag een pilot aan

Privacyverklaring

Concepttekst. Laat deze verklaring juridisch controleren voordat de site live gaat.

Wie we zijn

Fluxopus, het bureau van Vincent, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via info@fluxopus.eu.

Welke gegevens we verwerken en waarom

  • Pilotaanvraag, keuzehulp en rekentool. Vraag je een pilot aan, of laat je na de keuzehulp of de rekentool je gegevens achter, dan bewaren we je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, de naam van je bedrijf, je website als je die invult, en je antwoorden of je berekening. Ook bewaren we de pagina waar je het formulier invulde en de campagne uit de link waarmee je binnenkwam (de utm-codes). We gebruiken die gegevens om contact met je op te nemen over je aanvraag. Je geeft daarvoor toestemming met een verplicht vinkje; die toestemming bewaren we met het tijdstip en de versie van deze verklaring. Grondslag: je verzoek en je toestemming.
  • Contactformulier. Je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, het onderwerp en je bericht, om je vraag te beantwoorden. Grondslag: je verzoek en je toestemming.
  • Opvolgmails. Gaf je toestemming voor contact over je aanvraag, dan krijg je daarna hooguit drie mails over die aanvraag. Ze stoppen vanzelf als je aanvraag verder in behandeling is of als je je afmeldt. Onderaan elke mail staat een afmeldlink.
  • Als je een pilot doet. Dan staan je contactgegevens en de stand van je pilot in onze beheeromgeving. De pilotovereenkomst en de verwerkersovereenkomst teken je online, met een code per e-mail. Als bewijs van de ondertekening bewaren we je naam, je e-mailadres, je handtekening, de tijdstippen, je IP-adres en je browser. Grondslag: de overeenkomst die we samen sluiten.
  • Feedback en gebruiksoverzichten van pilotsites. Deze site verzamelt de feedback en de gebruiksoverzichten van de sites die in een pilot draaien. Feedback bevat het soort bericht, de tekst, het scherm waar het over gaat (zonder nummers of namen) en de module. Berichten met een e-mailadres, telefoonnummer of IBAN weigert de site. Je naam en e-mailadres gaan alleen mee als je het vinkje "Je mag contact met me opnemen" aanzet. Een gebruiksoverzicht komt alleen binnen als je organisatie daarmee instemde, en bevat alleen aantallen: nooit namen, e-mailadressen, telefoonnummers, berichten, gegevens van klanten of IP-adressen. We gebruiken beide alleen om de software te verbeteren en de pilot te begeleiden.
  • Statistieken. We meten hoe de website gebruikt wordt met een eigen meting, zonder cookies en zonder iets in je browser op te slaan. Per bekeken pagina noteren we de pagina, de naam van de site waar je vandaan kwam, de campagne uit de link (utm_source, utm_medium en utm_campaign), het land en het soort apparaat (mobiel, tablet of computer). Ook tellen we het gebruik van de tools en formulieren, zonder wat je invult. Je IP-adres en de gegevens van je browser slaan we niet op.
  • Bezoekers per dag tellen. We maken een code van je IP-adres, je browser en een geheime sleutel die elke dag verandert, dus een volgende dag herkennen we je niet. De sleutel wissen we zodra die dag voorbij is (de herstelpunten van de database bevatten hem nog hoogstens 30 dagen); zonder de sleutel is de code niet terug te rekenen naar een IP-adres. Met Global Privacy Control of Do Not Track aan maken we die code niet.
  • Botbescherming. Formulieren zijn beschermd met Turnstile van Cloudflare. Dat laadt pas als je een formulier gebruikt en controleert of er een mens achter zit; Cloudflare krijgt daarbij je IP-adres en de gegevens van je browser.
  • Logboek. De server logt meldingen en fouten van de site zelf, zonder je IP-adres en zonder de gegevens van je browser, en bewaart dat hoogstens 7 dagen.
  • Gesprekken met onze AI-assistent. Die staat op deze site nu uit. Zetten we hem aan, dan wordt een gesprek uitgeschreven en samengevat zodat we je verder kunnen helpen, en hoor je aan het begin dat je met een AI praat.

Alleen wie in de beheeromgeving van deze site inlogt, krijgt een functionele cookie om ingelogd te blijven. Voor bezoekers plaatst de site geen cookies voor statistieken.

Wie je gegevens nog meer verwerkt

We werken met verwerkers die je gegevens alleen in onze opdracht gebruiken:

  • Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten), voor de hosting van de site, de database, de bestanden, de e-mail die de site verstuurt, de botbescherming op formulieren en de statistieken. Cloudflare krijgt daarvoor de gegevens van de site: aanvragen, berichten, getekende documenten, feedback, de e-mails die we sturen, je verzoeken aan de site met je IP-adres en browsergegevens, en paginabezoeken zonder IP-adres. De database en de bestanden staan in de EU-jurisdictie van Cloudflare: opslag en verwerking in de EU. Verzoeken lopen wel via het wereldwijde netwerk van Cloudflare en kunnen door datacenters buiten de EU gaan. Voor die doorgifte geldt het EU-US Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als terugval.
  • Resend of Brevo, voor opvolgmails, zodra we zo’n dienst koppelen: je naam, je e-mailadres en de inhoud van de mails. Resend werkt vanuit de Verenigde Staten, met het EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Brevo is een Frans bedrijf, dat volgens zijn verwerkersovereenkomst ook buiten de Europese Economische Ruimte kan verwerken, met standaardcontractbepalingen of het EU-US Data Privacy Framework.
  • ElevenLabs, alleen als we de voice-assistent aanzetten; nu staat die uit. ElevenLabs krijgt wat je in een gesprek zegt of typt en maakt het transcript. Nieuwe assistenten bewaren daar geen geluid en de transcripten 30 dagen. Waar ElevenLabs de gegevens verwerkt, staat niet in zijn verwerkersovereenkomst; verwerking in de EU is mogelijk. Voor de samenvatting van een gesprek gaat het transcript naar een AI-model, zoals Claude van Anthropic (Verenigde Staten, met standaardcontractbepalingen).

Voor artikelen, het weekrapport en de meting in AI-assistenten gebruiken we AI-diensten, maar zonder je persoonsgegevens.

Hoe lang we gegevens bewaren

  • Aanvragen en berichten: zolang we ze nodig hebben om je vraag te beantwoorden en, als je een pilot doet, om die te begeleiden.
  • Getekende overeenkomsten: zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot de wettelijke verjaringstermijn voorbij is, als bewijs van wat we afspraken.
  • Feedback en gebruiksoverzichten van pilotsites: zolang de pilot loopt, en daarna tot het einde van de termijn die we in de pilotovereenkomst afspreken.
  • Websitestatistieken: de losse metingen 3 maanden, de totalen per dag (aantallen zonder gegevens over personen) 25 maanden, de sleutel voor het tellen van bezoekers één dag (in de herstelpunten van de database hoogstens 30 dagen).
  • Het logboek van de server: hoogstens 7 dagen.
  • Wat we verwijderen, staat nog hoogstens 30 dagen in de herstelpunten van de database. Verwijderde bestanden blijven 30 dagen in een afgeschermde prullenbak en verdwijnen daarna vanzelf.
  • Taken op de achtergrond, zoals een mail die nog verstuurd moet worden: afgeronde taken na 14 dagen, mislukte na 30 dagen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, een kopie krijgen en je toestemming intrekken. Mail daarvoor naar info@fluxopus.eu. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.